Enkele begrippen

Een database is een verzameling van gegevens die verband houden met een bepaald onderwerp of een bepaald doel.
Bijvoorbeeld : een database Opleidingen waarin u alle gegevens bewaart omtrent opleidingen, d.w.z. informatie betreffende de verschillende workshops, de lesgevers, de deelnemers, de locaties, enzovoort.

Met behulp van een database kunnen al deze gegevens opgeslagen en beheerd worden in één databasebestand. Dit databasebestand bevat verschillende databaseobjecten.

 tabellen waarin u uw gegevens kunt opslaan,
 query’s waarmee u specifieke gegevens kunt opzoeken en selecteren,
 formulieren waarmee u gegevens in tabellen kunt weergeven, toevoegen en bijwerken en
 rapporten waarmee u gegevens kunt analyseren of in een bepaalde opmaak kunt afdrukken.

De gegevens worden in de database opgeslagen in tabellen. Een tabel groepeert de gegevens van een bepaald type informatie. In een tabel worden gegevens opgeslagen in rijen (records) en kolommen (velden). Een record is een verzameling van gegevens over een persoon, een voorwerp of een gebeurtenis.
Bijvoorbeeld : een tabel Deelnemers in de database Opleidingen waarin ieder record de informatie bevat omtrent een welbepaalde deelnemer

Een tabel bevat verschillende categorieën van informatie. Iedere categorie van informatie in een tabel wordt een veld genoemd.
Bijvoorbeeld : een veld Naam in de tabel Deelnemers

De afzonderlijke records in een tabel kunnen van elkaar onderscheiden worden door een primaire sleutel. Dit is een gegeven of een combinatie van gegevens die voor ieder record uniek is.
Bijvoorbeeld : het veld Deelnemersnummer in een tabel Deelnemers in de database Opleidingen

Om gegevens met elkaar in verband te brengen, worden relaties gedefinieerd tussen de verschillende tabellen.
Bijvoorbeeld : een relatie tussen de tabel Begeleiders en de tabel Workshop om aan te geven wie de workshop begeleidt

Een query biedt u de mogelijkheid om de database te bevragen. Door middel van een query kan u gegevens ophalen uit de database die aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Bijvoorbeeld : een query Deelnemers fotografie om alle deelnemers aan de cursus fotografie te selecteren

In een tabel worden alle gegevens tegelijkertijd weergegeven in een tabelweergave; d.w.z. in kolommen en rijen. Een formulier biedt de mogelijkheid om gegevens op een meer gebruiksvriendelijke manier in te voeren of te wijzigen. De indeling van een formulier kan u zelf kiezen.
Bijvoorbeeld : een formulier Deelnemers om alle gegevens met betrekking tot de deelnemers in te voeren

Een rapport biedt de mogelijkheid om gegevens op een bepaalde manier af te drukken. Daarnaast kan u met behulp van een rapport totalen berekenen.
Bijvoorbeeld : een rapport Adressen om adresetiketten op te maken voor het versturen van een bevestiging naar de deelnemers