Velden slepen uit uw gegevensbron

Doel en gegevensbron

Het doel: Uw vereniging wil een groot aantal mensen gelijktijdig bereiken en hen vanuit een gegevensbron (’adresboek’) een zelfde bericht zenden.

De gegevensbron(een voorbeeld): U woont in Boom en u heeft een adressenbestand aangemaakt voor de opstart van een buurtcomité.

Drag and drop

Methode 1

Een brief opstellen kan natuurlijk op veel manieren. Voorlopig zijn we enkel geïntereseerd hoe je vanuit een simpele brief een gegevensbron koppelt aan een Writerdocument. We werken hierbij de methode uit dat u vanuit de gegevensbron velden in uw document sleept.

Methode 2

Het werken met de Assistent Standaardbrief behandelen we later.

Een brief maken

 De tekst is eenvoudig, een algemene uitnodiging, zonder aanhef. Die aanhef wordt later uit ons adressenbestand geplukt en automatisch ingevoerd.

 Maak een map ’Buurtwerk’ aan in ’Mijn documenten’. Sla de tekst op als ’Uitnodiging’ in deze map.

Aanhef invoeren vanuit gegevensbron

1. Het document ’Uitnodiging’ staat open.

2. Bovenaan verschijnt een overzicht van uw gegevensbronnen.

3. U selecteert de gegevensbron ’’AdressenBoom’ (of uw eigen adresbestand) en opent het bestand.

4. U klikt op de kolomkoppen van dit bestand (in het voorbeeld met lichtgrijze vulling) bovenaan in het document .

De cellen in deze kolom worden hierbij blauw gekleurd.

5. Deze kolomkoppen sleept u in het document.

6. Zo maakt u de aanhef voor uw brief, door simpelweg te slepen.

7. U kan uw brief nu afdrukken. Druk op Bestand>Afdrukken.

8. Volgend dialoogvenster verschijnt:

Het heeft weinig zin het keuzevak ’Deze waarschuwing niet meer weergeven’ aan te vinken.

Laat ze dus ongemoeid. Antwoord met ’Ja’.

9. Voor u gaat afdrukken dient u eerst te bepalen welke records.

 Niet aaneengesloten records selecteert u via een klik in de met rood omrande kolom en een druk op de Ctrl-toets.

 Aaneengesloten records door selectie van de eerste en de laatste record en een druk op de Shift-toets.

10. Om de bestanden rechtstreeks naar de printer te sturen, druk op ’OK’.

Om de bestanden intern op te slaan, selecteer het keuzerondjes ’Bestand’.

U krijgt nu nieuwe mogelijkheden:

Of: U slaat alles op in één document (1)

Of: U slaat alle documenten apart op (2)

In het laatste geval kan u een veld van uw database (gegevensbron) als benaming kiezen. Kiest u bijvoorbeeld hier voor het veld ’Plaats’ dan zullen uw individuele documenten als benaming de plaatsnaam krijgen, gevolgd door een rangschikkingsnummer (1,2 enz.).

 U kan natuurlijk ook via deze methode de inhoud van deze cellen (velden) op andere plaatsen in uw brief aanbrengen.
 Bovendien kan u snel brieven bijmaken als u simpelweg de nieuwe naam en adresgegevens ingeeft in uw adresbestand in Calc en vervolgens de cellen via deze methode sleept in een Writerdocument.